Một doanh nghiệp hay một tổ chức có đang hoạt động tốt hay không cần phải trải qua các đợt đánh giá nội bộ để kết luận. Hiện nay người ta sử dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 để thực hiện đánh giá tình hình bên trong của doanh nghiệp từ đó đưa ra các biện pháp giúp cải thiện và phát triển doanh nghiệp. Vậy quy trình đánh giá diễn ra như thế nào, bài viết sau đây, Iread sẽ làm rõ vấn đề này.
Đánh giá nội bộ là gì?
Bên cạnh việc là tiêu chuẩn cho quy trình thi công phòng sạch đạt chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 còn được dùng làm chuẩn để đánh giá nội bộ doanh nghiệp, công ty, thực hiện đánh giá ISO chính xác tình hình nội bộ của đơn vị. Đánh giá là một loạt các hành động dựa trên các tiêu chuẩn sẵn có xem xét và so sánh về chất lượng, mức độ. Mọi đánh giá đều phải có căn cứ xác thực và được ghi lại thành văn bản.
Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, việc thực hiện đánh giá hệ thống quản lý được phân ra thành 3 loại:
- Đánh giá nội bộ: Thực hiện tự đánh giá hệ thống quản lý, nhân viên của chính doanh nghiệp. Xem xét và đưa ra kết luận về độ phù hợp của doanh nghiệp với quá trình hoạt động.
- Đánh giá bên thứ hai: Hình thức đánh giá này mang tính khách quan, do các nhận xét được đưa ra từ phía khách hàng, đối tác và một số bên liên quan khác. Điều này thể hiện năng lực của doanh nghiệp có đủ để đáp ứng các yêu cầu từ thị trường hay không.
- Đánh giá bên thứ ba: Đây là đánh giá được đưa ra bởi các tổ chức, cơ quan có thẩm quyền xác định doanh nghiệp có đạt yêu cầu để đi vào hoạt động hay không.
Những nguyên tắc trong đánh giá nội bộ ISO
Để kết quả đánh giá được đưa ra là chính xác, không mang quá nhiều yếu tố chủ quan thì khi thực hiện đánh giá cần tuân thủ các nguyên tắc đề ra trong tiêu chuẩn. Các kết quả đưa ra đem lại độ tin cậy cao hơn và giúp cho doanh nghiệp có những phương hướng điều tiết hoạt động của doanh nghiệp tốt hơn.
Với các tình huống khác nhau chúng được kiểm toán viên sử dụng một cách độc lập để đánh giá và đưa ra các kết luận chính xác cho hoạt động đó. Các nguyên tắc được đưa ra giống như các điều luật yêu cầu đơn vị phải tuân thủ đầy đủ và chính xác khi thực hiện đánh giá nội bộ.
- Thái độ làm việc: Đây là một trong những điểm đáng chú ý cho thấy công việc có được hoàn thành tốt hay không. Nhân viên cần có các đức tính thật thà, trung thực, chăm chỉ, cẩn trọng và luôn tận tâm khi làm việc. Công việc có hiệu quả không còn tùy thuộc vào thái độ làm việc của nhân viên.
- Khả năng thuyết trình: Mọi kết quả, các hoạt động diễn ra phải được khai báo trung thực và chính xác. Định kỳ một khoảng thời gian cố định thực hiện các bản báo cáo trình bày rõ ràng và đưa ra các phương hướng cải thiện hay tiếp tục phát huy hoạt động của doanh nghiệp.
- Coi trọng nghề nghiệp: Người kiểm toán phải đưa ra các đánh giá chính xác về mức độ của các công việc mà họ thực hiện để phân bổ công việc hợp lý.
- Tính riêng biệt: Hoạt động kiểm toán được thực hiện và đánh giá diễn ra độc lập với mọi hoạt động khác.
- Có bằng chứng xác thực: để đưa ra kết luận cần phải có chứng cứ xác đáng mang tính thuyết phục. Không thể kết luận dựa trên các số liệu hay thông tin mơ hồ làm ảnh hưởng đến kế hoạch tiếp theo của doanh nghiệp.
Những cách đánh giá nội bộ ISO
Vậy có những cách thức đánh giá nội bộ nào đang được áp dụng phổ biến tại các đơn vị chuyên nghiệp như GMP Groups:
Dựa vào hệ thống quản lý
Bằng cách dựa vào hệ thống quản lý và tổ chức của doanh nghiệp để thực hiện đánh giá. Để đảm bảo thu được kết quả như mong muốn cần tập trung vào phân tích quá trình hoạt động cũng như chất lượng và hiệu quả mà bộ máy mang lại phù hợp với các quy định được đưa ra.
Quy trình làm việc
Việc đánh giá quá trình đem lại các kết quả với độ chính xác cao khi theo dõi được toàn bộ quá trình làm việc biết được bộ phận nào đang làm tốt, bộ phận nào còn yếu kém. Từ đó mà doanh nghiệp đưa ra các phương án giúp cải thiện và nâng cao trình độ chuyên môn giúp loại bỏ các điểm yếu và rủi ro có thể xảy ra.
Kiểm định sản phẩm
Sản phẩm chính là kết quả cuối cùng đạt được của quá trình sản xuất, vì vậy các kết quả đánh giá dựa trên sản phẩm cũng phản ánh một cách khách quan về tình hình làm việc. Tại các giai đoạn thiết kế, sản xuất và đóng gói sản phẩm cần tiến hành kiểm tra.
Sản phẩm phải đạt được các yêu cầu về chất lượng, hình thức bên ngoài phù hợp với tiêu chuẩn được đưa ra. Việc thực hiện đánh giá sản phẩm giúp tăng chất lượng sản phẩm, giảm thiểu các sai lầm mắc phải. Kịp thời phát hiện các lỗi của quá trình sản xuất, thiết bị và vật tư phòng sạch để đưa ra các xử lý tốt nhất.
Quy trình đánh giá theo tiêu chuẩn ISO
Dựa vào tiêu chuẩn ISO quy trình đánh giá nội bộ doanh nghiệp được quy định như sau:
Lên kế hoạch đánh giá
Trước khi làm bất cứ một việc gì bạn cần lập kế hoạch rõ ràng, vạch ra mục đích và phương hướng thực hiện cụ thể. Cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thực hiện đánh giá nội bộ, không nên đột xuất yêu cầu thực hiện đánh giá. Do cần chuẩn bị tốt các thông tin để có được kết quả chính xác nhất.
Thiết lập quy trình đánh giá một cách chi tiết
Việc đầu tiên khi tiến hành các cuộc đánh giá cần đảm bảo rằng bên được thực hiện đánh giá được xác nhận trước. Nếu như việc lên kế hoạch cho các cuộc đánh giá nhằm thông báo về thời điểm sẽ diễn ra, tần suất thực hiện thì đây là bản kế hoạch chi tiết giúp doanh nghiệp xác định được thời điểm tốt nhất để đánh giá.
Doanh nghiệp phải xác định rõ các yếu tố liên quan đến cuộc khảo sát như:
- Làm rõ các thông tin liên quan đến việc diễn ra quá trình đánh giá.
- Đánh giá tính khả thi, khả năng thực hiện được của quá trình.
- Tính toán nguồn lực để thực hiện quá trình đánh giá.
Tạo lập bản kế hoạch chi tiết giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ hơn về quy trình đánh giá và tiết kiệm được nhiều thời gian hơn, không bị lệch hướng trong quá trình làm việc. Khi thực hiện đánh giá có thể bám sát vào nội dung mà bản kế hoạch đã nêu ra.
Tiến hành đánh giá
Sau khi hoàn thành các bản kế hoạch và thấy khả thi doanh nghiệp bắt đầu thực hiện đánh giá nội bộ. Những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực này sẽ lần lượt thực hiện các công việc như: kiểm tra hồ sơ, phỏng vấn nhân viên, phân tích dữ liệu và các kết quả doanh nghiệp đạt được, chọn lọc và quan sát quá trình làm việc.
Tất cả các hoạt động của chuyên viên nhằm thu thập được các thông tin cần thiết với tính xác thực cao, là bằng chứng cho các kết quả đánh giá. Điều này làm tăng độ tin cậy của người xem với các con số sau khi đưa ra đánh giá và các kết luận được tin tưởng nhất.
Tổng kết thực hiện báo cáo
Sau khi kết thúc quá trình đánh giá cần có một bản báo cáo ghi lại toàn bộ quá trình diễn ra. Bản báo cáo thể hiện rõ những điểm yếu cần bổ sung, cải thiện hay những điểm mạnh, kết quả tốt mà doanh nghiệp cần tiếp tục phát huy. Báo cáo đánh giá phải được thực hiện ngay sau cuộc họp để kịp thời để doanh nghiệp theo dõi và đưa ra phương hướng giải quyết.
Lưu trữ hồ sơ
Tất cả hồ sơ và các giấy tờ có liên quan đến quá trình đánh giá nội bộ cần được lưu trữ lại. Đây sẽ là bằng chứng cho các cuộc khảo sát sau này. Doanh nghiệp có thể lưu trữ dưới dạng file mềm và lưu trữ văn bản gốc.
Sửa đổi và phát triển
Các kết quả tiếp theo cần được theo dõi để tiếp tục đưa ra các đánh giá về quá trình hoạt động. Doanh nghiệp cần thực hiện cải thiện và nâng cao các hoạt động yếu kém và tiếp tục phát huy điểm mạnh của mình.
Dựa vào thông tin trên hy vọng doanh nghiệp sẽ thực hiện tốt hệ thống quản lý và có những đánh giá nội bộ chính xác để giúp công ty luôn luôn phát triển, đạt hiệu quả cao.
